企業内の会議においても、社外との商談においてもWeb会議は欠かせないものとなりました。
導入率は、2020年4月の時点で63%まで増加したそうです。（MM総研調べ）
また、利用中もしくは利用検討中のWeb会議システムのシェアは、Zoomが35%、以降、Skype 18%、Microsoft Teams 18%、Cisco 11%、Live on 3%と続きます。
出典）株式会社MM総研 「SaaSコラボレーションツール利用動向調査の結果」
無料のWeb会議もありますが、今後、企業における大きな地位を占めていくことを考慮すると、安全なシステムを採用しセキュリティーを確保していくことが求められてくるでしょう。
今回は、企業で最適なWeb会議システムの選び方、というテーマで、ポイントを整理していきたいと思います。
各社のWeb会議システムの機能は、成熟化してきており肉薄をしてきています。その中でも、インフラなどのバックヤードを含めた根本的な性能や、社外まで含めた使い勝手、という点では差が出てきていますので、その点が選定のポイントとなってくるでしょう。
- 動画・音声の品質
- 同時接続数
- 社外ゲストの招待方法
- セキュリティ
動画・音声の品質
まずは動画・音声の品質からです。これはどんなに良い機能をもっていたとしても、ちゃんと言葉が伝わらないと何の意味もなくなってしまいます。音声が聞こえたとしても、とつぜん動画が固まってしまった、ひいてはWeb会議自体もPCの再起動が必要になったとなると、“止まっていた時間”✕“参加している人の人数”という膨大な人件費が失われることになります。また、参加して人のストレスも、遅延が少しあったり聞き取れなかっただけで、大きなストレスになってきます。
ということで、これはWeb会議システムの生命線となりますので、ここは譲れないポイントです。
同時接続数
そして同時接続数です。
会議に同時に参加できる接続数は、かなりできましたが、Microsoft Teamsで話題になったのは、同意時に表示できる動画の数。分割して表示できるいわゆる相手の顔が少ないとその分、伝わる力も弱まってしまいます。強化をしてきていますが、まだまだZoomに分があるのが今の状況ですね。
さらに対象や人数が進むと、ウェビナーということになりますが、その話は別なカテゴリーでして行きたいと思います。
社外ゲストの招待方法
意外と大事なのが社外ゲストの招待方法ですね。
お互いの会社同士でWeb会議をする場合は、どちらの会議システムを使うかを話しますね。当然自分たち使っているシステムのほうが慣れていてますし、商談を有利にすすめる上でも影響してきますね。そこで大事なのが相手の会社への招待です。相手は初めてのシステムかもしれませんので、できるだけ会員登録や手数を少なくして使っていただきたいというのが、願うところでしょう。せいぜいパスワードを付けるくらいが手で、ほとんどがメールで送られたURLをクリックしてログインすることになるかと思います。
一方で、簡単にしてしまえばしまうほど、セキュリティは低くなり、漏洩のリスクが増大します。
セキュリティ
こうして、最後にセキュリティの話につながってきます。
Web会議では、さまざまな社内外のユーザーが入ってきて、かつコンフィデンシャルとなるような資料が飛び交います。場合によってはすべてを議事録代わりに録画する昨日もありますので、漏洩した場合の被害は甚大なものとなりますし、顧客や相手企業に関するものに関しては、信用を失うのみならず損賠賠償にまで発展する恐れもあります。ということで、招待方法とセキュリティ、両方をしっかりと考えた仕組みをもったWeb会議システムを選ぶ必要があります。この部分は発展途上の部分もありますので、しっかりとウォッチをしてくことにいましょう。
ということで、コロナ渦の必須ツールとなっているWeb会議システムをご紹介させていただきました。Telework.Aiではこれからも進化を遂げたシステムの情報をキャッチアップして、お伝えしていきたいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。