テレワークを開始し順調に浮上したかに見えたけれど、最後まで残った出社業務がハンコによる契約書だったというのは記憶に新しいところでしょう。承認するのは上司となるためテレワークの指示をした上長ほどハンコによる出社が増えてしまったというのでは、本末転倒な話です。
そのため、政府が実物の捺印がなくても、そして電子契約は法的に有効という指針まで出すことで、一気に企業の中で広まってきています
「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表
https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202003/20200304_adobe-telework-survey.html
こんな電子契約ですが、改めて電子契約のメリットとは何でしょうか？整理をしておきたいと思います。
数々のメリットがあります。
たとえば、契約を電子文書で行う場合、印紙税を削減できます。請負契約などの多い業界では、かなりのコスト削減効果が出てきます。また、契約書が紙の場合、さまざまな手間がかかります。印刷、郵送、製本など事務作業をなくすことができ時間的にもメリットが大きいです。さらに保管の手間や場所の確保、検索ができるため契約後の事務作業にも効果的です。
さらに強固なセキュリティをもった環境に保存されることで、情報漏えいや改ざんのリスクも減らすことができ、コンプライアンスの強化をできます。契約する環境も、クラウドが主流となってきていますが、第三者が介在しないブロックチェーンに対応したサービスもでてきているので、長期的な安心を得るために選択するケースも増えてきています。
さて、ではここで電子契約を選ぶ上でのポイントについてお話したいと思います。
- セキュリティー
- 法律への準拠
- 使いやすさ
セキュリティ
まず１番目、セキュリティです。
何はともあれ扱う文書が契約書という、双方での機密情報を含むデータです。情報漏えいをがあってはならない内容ですので、まず第一にも二にもセキュリティが確保されているかチェックが必要です。インフラのみならず、サポート対応時間に関する項目も見てみてください。
法律への準拠
価格はほとんど全部、月額のサブスクリプションですが結構、金額が変わってきます。数百円のものから数千円のものまであるんです。もちろん希少価値あったり、最新映画があるとかご自分のコンテンツ次第ですが、どれくらい見るかで出せる金額も変わってきますよね。
２つ目が、コストです。
導入のきっかけは緊急性があったとしても、本来の目的はトータルでのコスト削減です。コスト削減効果にみ合った導入コストであることが必要です。料金を決める要素として、月間で発生する契約書や参加人数、容量などの観点から自社にあったシステムのプランを選ぶのが得策です。
使いやすさ
３つ目が使いやすさです。
サービスによっては、契約書のテンプレートを用意されていますので、従来のシステムからの移行が用意であったり、契約業務そのものを効率化することもできます。既存の社内の業務システムなどとの連動も必要なケースがあると思いますので、そのあたりもチェックが必要です。
さて、電子契約についておわかりいただけたでしょうか？
遅かれ早かれ、契約書はオンラインで処理されることが当たり前となるでしょう。
早い段階で自社の業務を電子契約に移行できるような、コンサルサービスも提供しているところもありますので、そちらを利用してみるのも手かと思います。
Telework.Aiでは、電子契約システムに関する最新の情報を提供していきますので、ぜひご覧ください。